Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez PIME

Wersja z 30.09.2026

Administrator i kontakt

Administratorem Twoich danych osobowych jest Stowarzyszenie Polska Izba Magazynowania Energii i Elektromobilności (PIME), ul. Białostocka 22/20, 03-741 Warszawa. W sprawach przetwarzania danych i korzystania z przysługujących Ci praw możesz kontaktować się z nami pod adresem biuro@pime.com.pl lub pisemnie na adres siedziby.

Informacja dotyczy uczestnictwa w wydarzeniu „PIME ENERGY FUTURE - 10 YEARS of PIME”, odbywającym się 24-25 listopada 2026 r., zapisu na newsletter PIME oraz wykorzystania wizerunku w relacjach z tego wydarzenia. Jeśli zapisujesz się wyłącznie na newsletter, dotyczą Cię postanowienia związane z tą usługą.

Cele i podstawy przetwarzania

W zależności od Twojej relacji z PIME przetwarzamy dane:

• w celu przyjęcia zgłoszenia, organizacji i obsługi Twojego udziału w wydarzeniu, w tym przekazania informacji organizacyjnych - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli zawierasz z nami umowę o udział;
• w celu obsługi udziału zgłoszonego przez Twojego pracodawcę lub inny podmiot, który reprezentujesz - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest realizacja umowy z tym podmiotem i kontakt z osobami uczestniczącymi w wydarzeniu w jego imieniu;
• w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych, jeżeli dotyczą Twojego udziału - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• w celu wysyłki na podany adres e-mail newslettera obejmującego raporty PIME oraz informacje handlowe o publikacjach, szkoleniach, konferencjach i subskrypcjach PIME - na podstawie Twojej zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
• w celu utrwalania i publikowania Twojego wizerunku na zdjęciach w relacjach z wydarzenia, w zakresie udzielonej zgody - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
• w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona praw PIME;
• w celu wykazania udzielenia i wycofania zgód oraz respektowania rezygnacji i sprzeciwów - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest dokumentowanie prawidłowości działań i zapobieganie ponownej wysyłce niechcianych wiadomości.

Źródła i zakres danych

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, w szczególności przez formularz lub korespondencję. Jeżeli udział zgłasza Twój pracodawca lub inny reprezentowany przez Ciebie podmiot, otrzymujemy od niego dane niezbędne do obsługi zgłoszenia: dane identyfikacyjne i służbowe dane kontaktowe, informacje o reprezentowanej organizacji oraz udziale w wydarzeniu. W takim przypadku wskażemy podmiot zgłaszający w wiadomości dotyczącej Twojego udziału.

Przy zapisie na newsletter przetwarzamy adres e-mail oraz dane dokumentujące zapis, udzielenie i ewentualne wycofanie zgody. W przypadku zgody na zdjęcia przetwarzamy również wizerunek utrwalony podczas wydarzenia oraz dane dokumentujące tę zgodę.

Odbiorcy danych

W zakresie niezbędnym do wykonania ich zadań dane mogą otrzymywać podmioty obsługujące PIME: dostawcy systemów rejestracji, CRM i mailingu, hostingu i poczty elektronicznej, obsługi IT, księgowej i prawnej, a także podmioty wspierające organizację wydarzenia i wykonanie zdjęć. Dane mogą być również udostępniane organom i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Jeśli wyrazisz zgodę na publikację wizerunku, zdjęcia będą dostępne dla odbiorców wskazanych w zgodzie publikacji, w tym użytkowników internetu, oraz przetwarzane przez operatorów serwisów Facebook, LinkedIn i X (Twitter), w których zostaną opublikowane. Operatorzy tych serwisów przetwarzają dane również na zasadach opisanych w ich politykach prywatności.

Zgoda na newsletter PIME nie obejmuje przekazania Twoich danych sponsorom lub partnerom do ich własnego marketingu.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z usług dostawców technologicznych i publikacja zdjęć w serwisach społecznościowych mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych. Takie przekazywanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, jeżeli obejmuje ona danego odbiorcę i transfer, albo z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską oraz dodatkowych środków ochrony, gdy są wymagane. Informacje o transferach dotyczących Twoich danych oraz kopię stosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na biuro@pime.com.pl.

Okres przechowywania

Dane związane ze zgłoszeniem i obsługą udziału przechowujemy przez okres niezbędny do organizacji wydarzenia i rozliczenia udziału. Następnie przechowujemy tylko dane potrzebne do wykonania obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń, przez właściwe dla nich okresy. Dokumentację podatkową i rachunkową przechowujemy przez okres wymagany przepisami, a dane potrzebne do roszczeń do upływu właściwego terminu przedawnienia, z uwzględnieniem jego przerwania lub zawieszenia oraz czasu trwania postępowania.

Dane wykorzystywane do newslettera przetwarzamy do wycofania zgody lub wcześniejszego zakończenia jego wysyłki.

Zdjęcia objęte zgodą na wizerunek przechowujemy i publikujemy bez z góry określonego terminu końcowego, przez okres niezbędny do dokumentowania i prezentowania przebiegu wydarzenia, w tym utrzymywania archiwalnych relacji, nie dłużej niż do wycofania zgody. Okresowo oceniamy, czy dalsze przechowywanie i publikowanie zdjęć jest potrzebne do tego celu.

Po wycofaniu zgody możemy zachować minimalne dane dokumentujące zgodę i jej wycofanie przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości wcześniejszych działań, w szczególności do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń. Minimalny zapis rezygnacji lub sprzeciwu zachowujemy tak długo, jak jest potrzebny do zapobiegania ponownemu włączeniu adresu do prowadzonej przez nas wysyłki. Danych tych nie wykorzystujemy do dalszego marketingu.

Twoje prawa i wycofanie zgody

Na zasadach określonych w RODO masz prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany, masz również prawo do przenoszenia danych w zakresie określonym w RODO.

Możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego możesz sprzeciwić się w dowolnym momencie, bez podawania przyczyny.

Każdą zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, pisząc na biuro@pime.com.pl. Zgodę na newsletter możesz wycofać także przez link rezygnacji w wiadomości. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Po wycofaniu zgody na wizerunek zaprzestaniemy jego dalszego wykorzystywania na tej podstawie i usuniemy go z publikacji internetowych pozostających pod naszą kontrolą. Nie oznacza to możliwości wycofania już rozdanych materiałów drukowanych.

Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy.

Dobrowolność podania danych i automatyczne decyzje

Podanie danych niezbędnych do rejestracji jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy o udział w wydarzeniu. Ich brak uniemożliwi obsługę zgłoszenia. Podanie danych wymaganych do dokumentów rozliczeniowych wynika z właściwych przepisów.

Zapis na newsletter jest dobrowolny i niezależny od udziału w wydarzeniu. Brak zgody na newsletter lub jej wycofanie nie wpływają na możliwość udziału ani korzystania z zakupionych usług PIME. Adres e-mail jest niezbędny, jeśli chcesz otrzymywać newsletter.

Zgoda na wykorzystanie wizerunku jest wymagana w przypadku udziału w wydarzeniach organizowanych przez PIME.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.